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SECRETARÍA GENERAL
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La Secretaría General tiene como misión, planificar, organizar, dirigir y controlar el sistema de administración documentaria relacionada con el Concejo Municipal y Alcaldía garantizando la legalidad, registro, archivo y difusión oportuna de las ordenanzas, acuerdos, resoluciones y decretos, así como de las actas correspondientes.

FUNCIONES:

  1. Brindar soporte técnico a las actividades del Concejo Municipal, Comisiones de Regidores y de Alcaldía.
  2. Llevar y mantener actualizadas las actas de las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias del Concejo Municipal, así como del Consejo de Coordinación Local Provincial y de la Junta de Delegados Vecinales Comunales.
  3. Coorganizar y atender las Sesiones Solemnes del Concejo Municipal, así como las ceremonias y actos oficiales en coordinación con la Subgerencia de Imagen Institucional.
  4. Citar a los Regidores y funcionarios a las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias del Concejo Municipal, según disposición de Alcaldía.
  5. Transcribir oportunamente los Acuerdos de Concejo para su cumplimiento.
  6. Publicar oficialmente las disposiciones municipales
  7. Proyectar normas municipales como ordenanzas, acuerdos, decretos y resoluciones en estricta correspondencia con las decisiones adoptadas, en coordinación con las áreas competentes.
  8. Sistematizar y mantener actualizado el registro de normas municipales (Ordenanzas, Acuerdos, Decretos, Resoluciones y otros).
  9. Elaborar y mantener actualizado el directorio de autoridades, funcionarios e instituciones con las que se relaciona habitualmente la Municipalidad.
  10. Organizar y ejecutar los sistemas de recepción, clasificación, registro, distribución y seguimiento de los expedientes y documentación presentada ante la Municipalidad.
  11. Registrar y proveer adecuadamente la documentación a los órganos respectivos, sistematizar el control y seguimiento correspondiente.
  12. Certificar y/o fedatear las copias o transcripciones oficiales de documentos de la Municipalidad.
  13. Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de la Administración Documentaria y el Archivo Central.
  14. Recibir, clasificar, registrar, canalizar, controlar y agilizar los diferentes documentos presentados por el usuario para su atención respectiva de conformidad a los principios de la Ley N° 27444-Ley del Procedimiento Administrativo General.
  15. Verificar los requisitos de los diversos trámites que atiende la Municipalidad, de conformidad al Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA).
  16. Difundir el Texto Único de Procedimientos Administrativos actualizado.
  17. Proporcionar información en forma eficiente y oportuna a los usuarios sobre el estado de trámite en la que son parte interesada.
  18. Monitorear el sistema computarizado del procedimiento de trámite documentario (acotación, giro de recibos, registro, seguimiento y archivo).
  19. Velar por la actualización permanente del Portal Electrónico de la Municipalidad.
  20. Organizar y administrar el archivo central de la Municipalidad conforme a normas del Sistema de Archivo.
  21. Clasificar, depurar y archivar la documentación existente de toda la Municipalidad conforme al Reglamento del Sistema Nacional de Archivos y de las normas internas de Archivo Municipal.
  22. Emitir disposiciones y/o directivas referentes al sistema de archivo.
  23. Formular y evaluar el Plan Operativo Institucional correspondiente a su Área, Alcaldía y Concejo Municipal y comunicar a la Gerencia de Planificación y Presupuesto en forma detallada y periódica (trimestral, semestral y anual) el cumplimiento de metas y logro de resultados.
  24. Implementar la oficina de orientación al Usuario a fin de atender quejas y sugerencias sobre el servicio que presta la institución.
  25. Proporcionar información respecto a los logros más resaltantes de la Gestión, para la actualización permanente del Portal Electrónico de la Municipalidad.
  26. Representar a la Municipalidad en comisiones, eventos, ruedas de concertación y otros espacios de participación de carácter intersectorial, en los temas de su competencia y por delegación.
  27. Implementar el Sistema de Control Interno.
  28. Implementar las recomendaciones de los informes de acciones de control, provenientes de los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control, a fin de superar las observaciones relacionadas a las actividades o especialidad de la respectiva unidad orgánica.
  29. Presentar informes oportunos de implementación de dichas recomendaciones ante el Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Jauja.
  30. Otras funciones y actividades que se le asigne en materia de su competencia.