Gerencia de Administración

1.1. GERENCIA DE ADMINISTRACION

ARTÍCULO 139°.- La Gerencia de Administración trabaja en equipo con la Gerencia Municipal, tiene como misión liderar el proceso de gestión de los sistemas administrativos de la Municipalidad Provincial de Jauja, a fin de garantizar el aprovisionamiento oportuno de los recursos tangibles e intangibles que permitan el óptimo funcionamiento y desarrollo de los procesos estratégicos y misionales, contribuyendo en mejorar la calidad de vida de la población.
La Gerencia de administración está a cargo de un Gerente, quien trabaja en equipo con la Gerencia Municipal. El cargo de gerente de Administración es considerado como cargo de confianza y es designado por el Alcalde por tiempo indefinido. Se da por concluida la designación cuando el Alcalde lo considere conveniente.
ARTÍCULO 140°.- Para el adecuado desarrollo de los subprocesos y el óptimo cumplimiento de sus funciones, responsabilidades y actividades, la Gerencia de Administración, cuenta con las siguientes Unidades Orgánicas:
 Subgerencia de Recursos Humanos.
 Subgerencia de Contabilidad y Costos.
 Subgerencia de Logística.
 Subgerencia de Finanzas y Tesorería.
ARTÍCULO 141°.- La Gerencia de Administración es un órgano de apoyo en el macro proceso de soporte y es responsable de los siguientes subprocesos:
1) Recursos Humanos
2) Contabilidad y Costos
3) Logística
4) Finanzas y Tesorería
ARTÍCULO 142°.- Para el cumplimiento de los subprocesos, la Gerencia de Administración desempeña las siguientes funciones:

a) Estudiar y proponer a la Alta Dirección las políticas y normas para la gestión de los sistemas administrativos.
b) Dirigir y coordinar los procesos técnicos normativos para la adecuada administración de los recursos humanos, materiales, económicos y financieros de la Municipalidad, de conformidad con las normas establecidas del sector público y el presupuesto anual aprobado.
c) Proveer oportunamente los recursos y servicios necesarios a los órganos y unidades orgánicas de la Municipalidad, para el cumplimiento de sus objetivos y metas.
d) Dirigir la producción e integración de la información contable, presupuestal, financiera y logística de la Municipalidad, para la toma de decisiones y reportes a las instancias establecidas.
e) Conducir el proceso presupuestario, a través de su fase de ejecución, en armonía con las directivas técnicas y con las disposiciones legales vigentes.
f) Mantener estrecha coordinación con la Gerencia de Planificación y Prospectiva en los aspectos relacionados con la programación, formulación y evaluación presupuestal.
g) Organizar y optimizar la administración financiera de la Municipalidad y proporcionar oportunamente la información contable para facilitar la toma de decisiones y para su remisión a los organismos que establecen las Normas legales Vigentes.
h) Formular, implementar y evaluar los procedimientos administrativos y normas internas de los sistemas de gestión de personal, contabilidad, logística y Tesorería.
i) Emitir y actualizar normas y directivas para la eficiente administración de los recursos de la empresa.
j) Conformar los Comités de Adjudicación de la Municipalidad en cumplimiento de lo establecido en la normatividad vigente.
k) Disponer y supervisar el mantenimiento y conservación de los bienes muebles, inmuebles, vehículos, equipos y otros.
l) Identificar fuentes de financiamiento alternas al Fondo de Compensación Municipal e ingresos Directamente Recaudados.
m) Dirigir, planificar, controlar y supervisar todos los actos de los procesos de selección establecidos por Ley para la contratación y adquisición de bienes y servicios.
n) Emitir resoluciones Gerenciales en asuntos de su competencia.
o) Implementar medios de pago electrónico en el sistema financiero en coordinación con las áreas competentes.
p) Proponer a través de la Comisión respectiva; disposiciones legales municipales, proyectos y/o directivas para el perfeccionamiento de la gestión municipal, en concordancia con la legislación vigente, referente al mejor cumplimiento de sus funciones.
q) Formular y Evaluar el Plan Operativo Institucional correspondiente a la Gerencia y comunicar a la Gerencia de Planificación y Presupuesto en forma detallada y periódica (trimestral, semestral y anual) el cumplimiento de metas y logro de resultados.
r) Proporcionar información respecto a los logros más resaltantes de la Gerencia, para la actualización permanente del Portal Electrónico de la Municipalidad.
s) Representar a la Municipalidad en comisiones, eventos, mesas de concertación y otros espacios de participación de carácter intersectorial, en los temas de su competencia y por delegación.
t) Implementar el Sistema de Control Interno.
u) Implementar las recomendaciones de los informes de acciones de control, provenientes de los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control, a fin de superar las observaciones relacionadas a las actividades o especialidad de la respectiva unidad orgánica.
v) Presentar informes oportunos de implementación de dichas recomendaciones ante el órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Jauja.
w) Asistir a las sesiones de Concejo y participar las veces que sea requerido.
x) Otras funciones y actividades que la Gerencia le asigne de acuerdo a su misión, además de las delegadas y/o desconcentradas formalmente.
1.1.1. SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS
ARTÍCULO 143°.- La Subgerencia de Recursos Humanos tiene como misión, planificar, coordinar, dirigir, organizar, supervisar, controlar y evaluar las acciones relacionadas a los procesos que corresponden al sistema de gestión de recursos humanos dentro del marco legal decretado por SERVIR, a efectos de consolidar un oportuno y óptimo desempeño laboral, debidamente motivada y comprometida con los objetivos institucionales.
La subgerencia de Recursos Humanos está a cargo de un Subgerente, quien trabaja e equipo con la Gerencia de Administración. El cargo de Subgerente es considerado como cargo de confianza y es designado por el Alcalde por tiempo indefinido. Se da por concluida la designación cuando el Alcalde lo considere conveniente.
ARTÍCULO 144°.- La Subgerencia de Recursos Humanos es una unidad orgánica de apoyo en el macro proceso de soporte y es responsable de los siguientes subprocesos:
a) Ingreso
b) Inducción
c) Aplicación
d) Compensación
e) Mantenimiento y seguridad
f) Desarrollo
g) Monitoreo
ARTÍCULO 145°.- Para el cumplimiento de los subprocesos, la Subgerencia de Recursos Humanos desempeña las siguientes funciones:

a) Realizar acciones del proceso de selección, evaluación, ingreso, inducción, capacitación, bienestar y seguridad del personal de la Municipalidad.
b) Mantener actualizados los procesos de registro y escalafón de personal y elaborar los informes escalafonarios.
c) Realizar desplazamientos de personal con autorización y en coordinación con la Alcaldía y/o Gerencia Municipal.
d) Constituirse como autoridad competente del procedimiento administrativo disciplinario conforme a las disposiciones contenidas en la Ley N° 30057 y su reglamento general, aprobado por D.S. N° 040-2014-PCM; oficializar y/o emitir los actos administrativos sancionatorios en caso de amonestación escrita y de suspensión; y realizar los actos de instrucción en los casos de destitución; oficializar y/o emitir los actos administrativos sancionatorios en caso de amonestación escrita y de suspensión; y realizar los actos de instrucción en los casos de destitución.
e) Integrar, de manera provisional, la Comisión Permanente de Procesos Administrativos Disciplinarios en calidad de Secretaría Técnica, conforme las disposiciones contenidas en Ley N° 30057 y su reglamento general, aprobado por D.S. N° 040-2014-PCM.
f) Elaborar y difundir documentos técnicos normativos del Sistema de Personal.
g) Formular los informes técnicos correspondientes de acuerdo a los sistemas pensionarios de los trabajadores.
h) Formular la liquidación de beneficios sociales y derechos que corresponden al personal, proyectando la resolución respectiva.
i) Formular el Presupuesto Analítico de Personal (PAP).
j) Formular el Cuadro Nominativo de Personal.
k) Formular las planillas de remuneraciones y pensiones del personal de la Municipalidad, así como elaborar las liquidaciones que correspondan de acuerdo a Ley.
l) Elaborar y ejecutar el Plan Anual de Capacitación.
m) Asistir al personal en caso de enfermedad, accidentes de trabajo y otras eventualidades similares.
n) Efectuar el control del cumplimiento de las obligaciones y deberes laborales del personal de la Municipalidad.
o) Solicitar y mantener el registro de declaraciones juradas de bienes y rentas.
p) Efectuar el control de asistencia y permanencia del personal.
q) Emitir informes técnicos relacionados a la administración de personal.
r) Dar cumplimiento a las normas de austeridad y proponer acciones correctivas en caso de infracción.
s) Promover la implementación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo.

t) Aplicar las sanciones administrativas de amonestación y suspensión de servidores y funcionarios sujetos al régimen laboral del Decreto Legislativo 276, Decreto Legislativo N 728 y Decreto Legislativo N’ 1057.
u) Mantener un registro de sanciones, suspensión, destitución o despido para ser inscrito en el Registro Nacional de Sanciones de Destitución y Despido - RNSDD.
v) Realizar el pago oportuno de retenciones y aportaciones de los trabajadores, a las entidades involucradas en el sistema de pensiones, deducciones, sistemas financieros y bienestar social.
w) Realizar el pago oportuno de retenciones y aportaciones de los trabajadores a las entidades involucradas en el sistema pensiones, deducciones, sistemas financieros y bienestar social.
x) Formular y Evaluar el Plan Operativo Institucional correspondiente a la Subgerencia y comunicar a la Gerencia de Planificación y Presupuesto en forma detallada y periódica (trimestral, semestral y anual) el cumplimiento de metas y logro de resultados.
y) Proporcionar información respecto a los logros más resaltantes de la Subgerencia, para la actualización permanente del Portal Electrónico de la Municipalidad.
z) Representar a la Municipalidad en comisiones, eventos, mesas de concertación y otros espacios de participación de carácter intersectorial, en los temas de su competencia y por delegación.
aa) Implementar el Sistema de Control Interno.
bb) Implementar las recomendaciones de los informes de acciones de control, provenientes de los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control, a fin de superar las observaciones relacionadas a las actividades o especialidad de la respectiva unidad orgánica.
cc) Presentar informes oportunos de implementación de dichas recomendaciones ante el órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Jauja.
dd) Asistir a las sesiones de Concejo y participar las veces que sea requerido.
ee) Otras funciones y actividades que la Gerencia le asigne de acuerdo a su misión, además de las delegadas y/o desconcentradas formalmente.
1.1.2. SUBGERENCIA DE CONTABILIDAD Y COSTOS
ARTÍCULO 146°.- La Subgerencia de Contabilidad y Costos tiene como misión, planificar, coordinar, dirigir, organizar, supervisar, controlar y evaluar las acciones relacionadas a los procesos que corresponden al sistema de contabilidad dentro del marco legal vigente consolidando la programación, administración, ejecución y evaluación económica y financiera de los recursos municipales en forma integral.
La subgerencia de Contabilidad y Costos está a cargo de un Subgerente, quien trabaja en equipo con la Gerencia de Administración. El cargo de subgerente de contabilidad y costos es considerado como Directivo Superior y es cubierto por concurso bajo la modalidad de Contrato Administrativo de Servicios (CAS) y/o encargatura de un trabajador del Régimen de la 276 o 728 de la Municipalidad Provincial de Jauja.
ARTÍCULO 147°.- La Subgerencia de Contabilidad y Costos es una unidad orgánica de apoyo en el macro proceso de soporte y es responsable de los siguientes subprocesos:
1) Control previo
2) Organización del sistema contable y presupuestal
3) Validación de documentación sustentadora
4) integración contable
5) Elaboración, procesamiento y emisión de información financiera, presupuestal y de costos.
6) Procesamiento y sistematización de la información del sistema contable.
ARTÍCULO 148°.- Para el cumplimiento de los subprocesos, la Subgerencia de Contabilidad y Costos desempeña las siguientes funciones:
a) Aplicar las normas legales del Sistema de Contabilidad
b) Mantener los libros contables principales y auxiliares actualizados
c) Efectuar la contabilidad de costos.
d) Efectuar los registros contables de las operaciones económicas, financieras, presupuestarias y patrimoniales a través del sistema de integración contable de la municipalidad.
e) Realizar los análisis financieros y económicos traducidos en un informe contable gerencial.
f) Formular los Estados Financieros y Presupuestarios de acuerdo a las directivas emanadas por el Sistema Nacional de Contabilidad y las normas internas.
g) Formular y sustentar la Cuenta Municipal del ejercicio fenecido ante el Concejo Municipal.
h) Efectuar el registro presupuestario de la ejecución de los egresos mediante el registro del devengado en el SIAF.
i) Emitir mensualmente los indicadores financieros dentro de los plazos establecidos en la normatividad vigente.
j) Formular y Evaluar el plan operativo institucional correspondiente a la Subgerencia y comunicar a la Gerencia de Planificación y Presupuesto en forma detallada y periódica (trimestral, semestral y anual) el cumplimiento de metas y logro de resultados.
k) Proporcionar información respecto a los logros más resaltantes de la Subgerencia, para la actualización permanente del Portal Electrónico de la Municipalidad.
l) Representar a la Municipalidad en comisiones, eventos, mesas de concertación y otros espacios de participación de carácter intersectorial, en los temas de su competencia y por delegación.
m) Implementar el Sistema de Control Interno.

n) Implementar las recomendaciones de los informes de acciones de control, provenientes de los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control, a fin de superar las observaciones relacionadas a las actividades o especialidad de la respectiva unidad orgánica.
o) Presentar informes oportunos de implementación de dichas recomendaciones ante el órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Jauja.
p) Asistir a las sesiones de Concejo y participar las veces que sea requerido.
q) Otras funciones y actividades que la Gerencia le asigne de acuerdo a su misión, además de las delegadas y/o desconcentradas formalmente.
1.1.3. SUBGERENCIA DE LOGISTICA
ARTÍCULO 149°.- La Subgerencia de Logística tiene como misión, planificar, coordinar, dirigir, organizar, supervisar, controlar y evaluar las acciones relacionadas al aprovisionamiento y suministro de bienes, servicios y ejecución de obras en forma óptima y oportuna a los órganos y unidades orgánicas de la Municipalidad, de acuerdo a sus requerimientos, contribuyendo en el logro de los objetivos institucionales.
La subgerencia de Logística está a cargo de un Subgerente, quien trabaja e equipo con la Gerencia de Administración. El cargo de Subgerente es considerado como cargo de confianza y es designado por el Alcalde por tiempo indefinido. Se da por concluida la designación cuando el Alcalde lo considere conveniente.
ARTÍCULO 150°.- Para el adecuado desarrollo de los subprocesos y el óptimo cumplimiento de sus funciones, responsabilidades y actividades, la Subgerencia de Logística, cuenta con las siguientes áreas especializadas en:
 Bienes Patrimoniales
 Almacén
 Mantenimiento de vehículos e infraestructura
ARTÍCULO 151°.- La Subgerencia de Logística es una unidad orgánica de apoyo en el macro proceso de soporte y es responsable de los siguientes subprocesos:
1) Programación
2) Adquisición de bienes, servicios y ejecución de obras.
3) Almacenamiento
4) Mantenimiento y seguridad
5) Distribución
6) Control y registro
7) Servicios generales
8) Control patrimonial
ARTÍCULO 152°.- Para el cumplimiento de los subprocesos, la Subgerencia de Logística desempeña las siguientes funciones:

1.1.4. SUBGERENCIA DE FINANZAS Y TESORERIA
ARTÍCULO 153°.- La Subgerencia de Finanzas y Tesorería tiene como misión, planificar, coordinar, dirigir, organizar, supervisar, controlar y evaluar las acciones relacionadas a garantizar el uso transparente y eficiente de los recursos económicos y financieros de la Municipalidad, contribuyendo en el logro de los objetivos institucionales.
La subgerencia de Finanzas y Tesorería está a cargo de un Subgerente, quien trabaja en equipo con la Gerencia de Administración. El cargo de subgerente de contabilidad y costos es considerado como Directivo Superior y es cubierto por concurso bajo la modalidad de Contrato Administrativo de Servicios (CAS) y/o encargatura de un trabajador del Régimen de la 276 o 728 de la Municipalidad Provincial de Jauja.